viernes, 30 de septiembre de 2011

Organizacion de una pequeña empresa comercial

Introducción
Aparte de que la Contabilidad es una ciencia, jurídicamente Contabilidad se considera a las anotaciones que el contador hace de las operaciones o transacciones que efectúa (tanto las comerciales como las actividades), en libros especialmente destinados al efecto, con el objeto de poder conocer mediante los mismos, la situación financiera de su actividad y determinar sus resultados para la toma de decisiones.
Es la contabilidad por tanto, el medio idóneo para que el empresario se entere de la situación del acreedor o del deudor que tengan los terceros con relación a su empresa; lo que permite detallar y comprar los valores que integran su patrimonio, y determinar el resultado de las operaciones en cada uno de los ejercicios económicos, indicando las ganancias obtenidas o las pérdidas sufridas en dichos ejercicios.
Por lo tanto, la contabilidad entendida en esos términos, se constituye en un instrumento de control sobre el desarrollo de la actividad del empresario tanto en el orden interno como en el externo, que le posibilita en el momento que así lo considere oportuno, reconstruir  sus relaciones celebradas con otras entidades o con terceros, y en caso de crisis económica, precisar las causas que la determinaron y establecer un cálculo aproximado sobre la consistencia de su patrimonio.
En el desarrollo del tema aprenderemos cual es rol que cumplen los estados contables en la empresa; estos índices utilizan en su análisis dos estados financieros importantes: El Balance General y El Estado de Pérdidas y Ganancia, en los que están registrados los movimientos económicos y financieros de la empresa. Casi siempre son preparados, al final del periodo de operaciones y en los cuales se evalúa la capacidad de la empresa para generar flujos favorables según la recopilación de los estados contables derivados de los hechos económicos.


Hemos desarrollado el tema de tal manera que sea claro y precisos con las definiciones; está dividido en los siguientes capítulos:
Capítulo I: Organización de una Empresa: En este capítulo abordaremos, el concepto e importancia de una empresa, objetivos y clasificación de esta, así como sus elementos y factores que la afectan.
Capítulo II: Sistemas Contables y Estados Financieros en una Empresa Comercial: En este capítulo hablaremos acerca de los aspectos generales de la contabilidad así como los sistemas contables y los Estados financieros que se utilizan en una empresa comercial.
Capítulo III: El Ciclo Contable: En este capítulo explicaremos los pasos a seguir en el ciclo contable para la realización de los Estados Financieros.
Capítulo IV: Caso Práctico: En este capítulo aplicaremos todos los conocimientos aprendidos en los capítulos anteriores.




OBJETIVOS

I.           OBJETIVO GENERAL
Analizar la Organización y Sistemas de Contabilidad en una Empresa Comercial.

II.       OBJETIVOS ESPECIFICOS


A.    Analizar la Organización de una Empresa Comercial.

B.    Interpretar  los Sistemas Contables aplicados en una Empresa Comercial.

C.      Explicar los pasos a seguir en el Ciclo Contable.

D.    Registrar Operaciones Contables de una Empresa Comercial por medio de un caso práctico.




CAPITULO I
I. Organización de una empresa
 A. Empresa
        1. Concepto e Importancia
Es un grupo social en el que a través de la administración de sus recursos, del capital y del trabajo se producen bienes o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de una comunidad[1].
La empresa se caracteriza por su organización. La Empresa realiza la coordinación de los elementos materiales y personales necesarios para la producción, sujetándolos a una dirección común, ordenándolos en el espacio y el tiempo para conseguir el objetivo propuesto; es necesario que exista el espíritu directivo y coordinador. En resumen, la empresa requiere:
ü  Un fin y objetivo común propuesto.
ü  Una voluntad dirigida a conseguir tal fin, representada por una autoridad directiva y coordinada de los esfuerzos necesarios para conseguirlo.
ü  Una energía y trabajo puestos a disposición de tal autoridad, y
ü  Unos medios o patrimonio sobre los que actúa el trabajo.
     2. Objetivo
 La empresa al actuar dentro de un marco social e influir directamente en la vida del ser humano, necesita un patrón  u objetivos deseables que le permita satisfacer las necesidades del medio en que actúa, fijándose así  los objetivos empresariales:
·         Económicos: tendientes a lograr beneficios monetarios:
ü  Cumplir con los intereses monetarios de los inversionistas.
ü  Cubrir los pagos a acreedores por intereses sobre préstamos concedidos.
ü  Mantener el capital a valor presente.
ü  Obtener beneficios arriba de los intereses bancarios para repartir utilidades a inversionistas.
ü  Reinvertir en el crecimiento de la empresa.
·          Sociales: Aquellos que contribuyen al bienestar de la comunidad:
ü  Satisfacer las necesidades de los consumidores con bienes o servicios de calidad, en las mejores condiciones de venta.
ü  Incrementar el bienestar socioeconómico de una región al consumir materias primas y servicios; y al crear fuentes de trabajo.
ü  Cubrir, mediante organismos públicos o privados, seguridad  social.
ü  Mejorar y conservar la ecología de la región, evitando la contaminación ambiental.   
ü  Producir  productos y bienes que no sean nocivos al bienestar de la comunidad.
·         Técnicos: dirigidos a la optimización de la tecnología:
ü  Utilizar los conocimientos más recientes y las aplicaciones tecnológicas más modernas en las diversas áreas de la empresa, para contribuir al logro de sus objetivos.
ü  Propiciar la investigación y mejoramiento de técnicas actuales para la creación de tecnología nacional.
ü  Investigar las necesidades del mercado para crear productos y servicios competitivos.
     3. Clasificación
Existen numerosas diferencias entre unas empresas y otras. Sin embargo, según en qué aspecto nos fijemos, podemos clasificarlas de varias formas. A continuación se presentan los tipos de empresas según sus ámbitos y su producción.




a. Según su giro o actividad
ü  Industriales. La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación de la materia o extracción de materias primas. Las industrias, a su vez, se clasifican en:
    • Extractivas. Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya sea renovables o no renovables. Ejemplos de este tipo de empresas son las pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.
    • Manufactureras: Son empresas que transforman la materia prima en productos terminados, y pueden ser:
      • De consumo final. Producen bienes que satisfacen de manera directa las necesidades del consumidor. Por ejemplo: prendas de vestir, muebles, alimentos, aparatos eléctricos, etc.
      • De producción. Estas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo: maquinaria ligera, productos químicos, etc.
ü  Comerciales. Son intermediarias entre productor y consumidor; su función primordial es la compra/venta de productos terminados. Pueden clasificarse en:
    • Mayoristas: Venden a gran escala o a grandes rasgos.
    • Minoristas (detallistas): Venden al menudeo.
    • Comisionistas: Venden de lo que no es suyo, dan a consignación.


ü  Servicio. Son aquellas que brindan servicio a la comunidad que a su vez se clasifican en:

    • Transporte
    • Turismo
    • Instituciones financieras
    • Servicios públicos (energía, agua, comunicaciones)
    • Servicios privados (asesoría, ventas, publicidad, contable, administrativo)
    • Educación
    • Salubridad


b. Según su tamaño
 El tamaño de una empresa suele estar determinado por el tipo de actividad que realiza y el mercado en el que opera.
Por ello, se han establecido unos criterios para determinar si las empresas son pequeñas medianas o grandes. Estos criterios son el volumen de ventas anuales, el número de trabajadores en planilla, el capital aportado por los propietarios y los beneficios que se obtienen. Pueden ser:
ü  Micro empresa: si posee 10 o menos trabajadores.
ü  Pequeña empresa: si tiene un número entre 11 y 50 trabajadores.
ü  Mediana empresa: si tiene un número entre 51 y 250 trabajadores.
ü  Gran empresa: si posee más de 250 trabajadores.

c. Según su alcance
En función del ámbito geográfico en el que las empresas realizan su actividad, se pueden distinguir:
ü  Empresas locales: Realizan su actividad en un área limitada, dentro de un municipio o provincia.
ü  Regionales: Realizan su actividad en toda una región o en una Comunidad Autónoma.
ü  Nacionales: Cuando los inversionistas son 100% del país.
ü  Internacionales: Abarcan distintos países.
El mercado al que puede acceder una empresa no depende de su propio tamaño, ya que hay empresas pequeñas que se dirigen a un mercado internacional y empresas grandes que sólo operan en el mercado nacional.

d. Según su organización
Según la organización del que depende una empresa se pueden clasificar en:
ü  Formal:
Es una estructura globalmente constituida con vistas a la consecución de un objetivo común, esta organización está circunscrita al área física y al horario de trabajo establecido.
Una organización formal está representada por organigramas, la organización informal escapa a esas limitaciones
ü  Informal:

Surge de las relaciones de tipo social que se crean entre varias personas que se encuentran en contacto mutuo, constituyendo un grupo social cuyo origen es espontaneo, no organizado con vistas a un objetivo. 
Está constituida por relaciones e interacciones espontáneas, cuya duración y naturaleza trasciende las interacciones y relaciones meramente formales. El desempeño y el trabajo establecido por el grupo informal no siempre corresponden a los establecidos por la administración.

4. Elementos
Para que una empresa pueda lograr sus objetivos, es necesario que cuente con una serie de elementos, recursos o insumos que conjugados armónicamente contribuyen a su funcionamiento adecuado, dichos recursos son:


ü  Recursos Humanos:
Estos recursos son indispensables para cualquier grupo social; ya que de ellos depende el manejo y funcionamiento de los demás recursos. Los Recursos Humanos poseen las siguientes características:
ü  Posibilidad de desarrollo.
ü  Ideas, imaginación, creatividad, habilidades.
ü  Sentimientos
ü  Experiencias, conocimientos, etc.
Estas características los diferencian de los demás recursos, según la función que desempeñan y el nivel jerárquico en que se encuentren pueden ser: obreros, oficinistas, supervisores, técnicos, ejecutivos, directores, etc.


ü  Recursos Materiales:
Son los bienes tangibles con que cuenta la empresa para poder ofrecer sus servicios, tales como:
·         Instalaciones: edificios, maquinaria, equipo, oficinas, terrenos, instrumentos, herramientas , etc. ( empresa )
·         Materia prima: materias auxiliares que forman parte del producto, productos en proceso, etc. ( producto )
ü  Recursos Financieros o Económicos:
Son los recursos monetarios propios y ajenos con los que cuenta la empresa, indispensables para su buen funcionamiento y desarrollo, pueden ser:
·         Recursos financieros propios, se encuentran en: dinero en efectivo, aportaciones de los socios ( acciones), utilidades, etc.
·         Recursos financieros ajenos; están representados por: préstamos de acreedores y proveedores, créditos bancarios o privados y emisiones de valores, ( bonos ).
5. Factores que la afectan
Estos se dividen en dos:
a. Factores internos: Son aquellos sobre los cuales los directivos y funcionarios de la empresa pueden direccionar o ejercer una política concreta.
Entre los factores internos que impiden el logro de los resultados buscados  tenemos:
ü  Falta de toma de conciencia por parte de los Directivos.
ü  Falta de decisión firme y apoyo de parte de los Directivos o Alta Gerencia, es decir ausencia de liderazgo.
ü  Falta de conciencia y apoyo del personal.
ü  Ausencia o deficiencia en los Planes de implementación y puesta en marcha.
ü  Ausencia de capacitación y entrenamiento.
ü  Falta de trabajo en equipo y de una política de participación.
ü  Ausencia de un sistema de premios y castigos, o políticas de motivación.
ü  Malas Relaciones Humanas
b. Factores externos: Son aquellos que nacen al entorno de la corporación y sobre los cuales ésta no tiene mayor poder para modificar.
De los factores externos más importantes pueden mencionarse estos:
ü  Ausencia de políticas económicas de largo plazo por parte del Estado.
ü  Falta de una ética de trabajo con objetivos en la calidad, productividad y mejora continúa por parte de la población. Carencia de una cultura y disciplina laboral.
ü  Sistema económico que no premia la mejora y la productividad. Ausencia de premios y castigos.
ü  Instituciones jurídicas que no protegen convenientemente los derechos de propiedad.
ü  Falta de fomento a la Investigación y Desarrollo por parte del Estado.
ü  Ausencia de una política educativa destinada a formar individuos con conocimientos técnico, científicos y disciplina de trabajo.
ü  Alta participación del Estado en la economía.
ü  Falta de inversión en obras públicas
ü  Falta de buenos sistemas de seguridad
ü  Ausencia de inversión en materia de salud
B .La Organización

1. Concepto

Organización es la combinación de los medios técnicos, humanos y financieros que componen la empresa: edificios, máquinas, materiales, personas, en función de la consecución de un fin, según las distintas interrelaciones y dependencias de los elementos que lo constituyen[2].
Para alcanzar los objetivos es necesario estructurar la organización adecuándola a esos objetivos y a la situación en las condiciones específicas en que se encuentre.



2. Niveles de organización
Podemos distinguir la existencia de diferentes niveles de organización según la dimensión de la empresa y según el ámbito de supervisión de subordinados que pueda controlar el jefe. Si ésta es pequeña y tiene pocos empleados podrán ser dirigidos por un solo jefe. Si la empresa va creciendo y teniendo más trabajadores
se tendrán que ir constituyendo mandos intermedios, que irán aumentando conforme se incrementa el número de subordinados.

3. Principios de organización

Son pautas con fines orientativos para la dirección de la empresa. Es
necesario tener en cuenta estos principios antes de hacer la elección de una
estructura.
Entre muchos principios que podríamos citar destacamos los siguientes:

ü  Definición de objetivos de la empresa: Toda empresa debe de tener claro cuales son sus objetivos que persiguen, para que puedan obtener los resultados deseados.


ü  Unidad de mando:
Cada subordinado tenga un solo superior y que
Conozca que depende de él, y que el superior conozca sus subordinados.
Esto contribuye a una clara asignación de órdenes, evitando
interferencias.
ü  Unidad de dirección:
La dirección tiende a que los fines y objetivos se logren a través de las personas que la conforman. La dirección se refiere al logro de los objetivos a través de los subordinados.
La función básica de la unidad de dirección, consiste en asumir un adecuado liderazgo debiendo coincidir con la autoridad que posee y el poder que ejerce.
ü  Autoridad y responsabilidad: a mayor poder, mayor responsabilidad.

ü  Extensión del control: fijar el ámbito de autoridad.

ü  Homogeneidad de tareas. Todos los trabajadores deben de tener
                   los mismos derechos y responsabilidad en sus labores.

ü  Graduación o jerarquía de la autoridad. Debe estar claramente
                   establecido quiénes tienen la facultad de ordenar la realización de las
                   distintas tareas.

4. El organigrama

El organigrama empresarial es la representación gráfica de la estructura
organizativa de la empresa. Es como una fotocopia de la estructura de la
empresa, captada en un momento de su vida[3].

Todo organigrama debe de ser flexible y adaptable a sus objetivos, tamaño y productos, de forma que si hay cambios en su empresa, este organigrama se pueda adaptar. Por ejemplo, para que se pueda incluir un nuevo puesto o servicio; debe ajustarse a la realidad; deben ser claros, precisos y comprensibles para las personas a las que se debe informar.

La estructura de organización es como una red de comunicación a través de la cual     se transmite información.
Estas comunicaciones pueden discurrir en dos sentidos:

ü  Horizontal, entre posiciones o puntos del mismo nivel de la estructura jerárquica.
ü  Vertical, entre rangos diferentes, bien de información o ascendente, o de mando o control o descendente.  Ver anexo N. 1

5. Control Interno

a. Concepto

Es un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de:
ü  Proteger los activos.
ü  Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera.
ü  Promover la eficiencia de las operaciones.

b. Tipos de Control

El control Interno se clasifica en: Control Interno Administrativo y Control Interno Contable.
ü  Control Interno Administrativo:
Son métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la Gerencia.

ü  Control Interno Contable:

Métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la protección de los objetivos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.

c. Características

Todo sistema de Control interno debe contener las siguientes características:

ü  Organización: de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.

ü  Autorización y registro operacional: de manera que sea la atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control.

ü  Eficiencia: para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan personas para evitar fraude.


d. Control Interno en las Principales Cuentas

ü  Control Interno de las Ventas:

Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en la instalación de un sistema de contabilidad. El Control Interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de lograr las políticas establecidas por la empresa.

Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura,
Al realizarse el pago al cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja.

Los formularios que podemos realizar para un buen control de las ventas son:

o   Nota de despacho o conduce
o   Recibo de ingreso a caja
o   Facturas

Sobre el control Interno de las ventas podemos decir:

o   Que estas se realicen acompañadas del comprobante correspondiente.
o   Que al salir mercancía sea revisada por la persona encargada.
o   Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.
o   Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos.


ü  Control Interno de Inventario:

Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la venta. La Mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
El Control Interno de los Inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.
Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios los cuales son:
o   PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
o   UEPS(último en Entrar Primero en Salir)
o   COSTO PROMEDIO.
Método PEPS: Es un tipo de inventario que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancías. Establece que la primera mercancía que se compra es la primera en venderse o salir.
Método UEPS: Es un tipo de inventario que establece que las últimas mercancías que se compran son las que primero se venden o salen.
Costo Promedio: Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el número de artículos adquiridos o producidos.

Entre las medidas de control interno tenemos:
  • Hacer conteos físicos periódicamente.
  • Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
  • Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos.
  • Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
  • Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
  • Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
ü  Control Interno del Efectivo
El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente. Esta contenido por:
o   Efectivo en caja
o   Cuentas bancarias
o   Todo aquello contenido para pagos sin restricción.
o   Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.
Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.
Podemos establecer que el área de efectivo comprende:
o   Caja y Banco
La caja se divide en dos:
o   Caja chica
o   Caja general
La caja chica: es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requiere uso de un cheque.
El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:
  • Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.
  • Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación.
  • Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
  • La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.
  • La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.
  • El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.
Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.
ü  Control Interno de Capital
El control Interno de capital debe hacerse tomando en cuenta lo siguiente:
o   Personal independiente debe llevar los registros de los títulos.
o   Conciliar periódicamente el registro de acciones con la cuenta de control.
o   Efectuar pagos de dividendos a través de una cuenta bancaria especial.

e. Catálogo de Cuentas:
Contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema[4].

ü  Objetivos
  • Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catálogo de cuenta similar.
  • Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidar cifras financieras.
  • Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.
Las cuentas en el catálogo deben estar numeradas. La numeración se basa según la decisión del contador. Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado.



Ejemplo de un catálogo de sistema decimal.

CATALOGO DE CUENTAS
1.       ACTIVO
1.1   ACTIVO CIRCULANTE
1.1.1          ACTIVO CIRCULANTE
1.1.1.1    CAJA
1.1.2          ACTIVO CIRCLANTE REALIZABLE
1.1.2.1    CLIENTES
1.1.2.2    ALMACEN
1.1.2.3    IVA ACREDITABLE
1.2   ACTIVO NO CIRCULANTE
1.2.1          INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO( FIJO )
1.2.1.1    EDIFICIO
1.2.1.2    MAQUINARIA
1.2.1.3    MOBLIARIO Y EQUIPO DE OFICINA
1.2.1.4    EQUIPO DE ENTREGA Y REPARTO
1.2.2          INTANGIBLE (DIFERIDOS)
1.2.2.1    CREDITO COMERCIAL
1.2.2.2    GASTOS DE ORGANIZACIÓN
1.2.2.3    PAPELERIA Y UTILES
1.2.2.4    PROPAGANDA Y PUBLICIDAD
1.2.2.5    RENTAS PAGADAS POR ATICIPADO
1.2.3          OTROS ACTIVOS
1.2.3.1    MAQUINARIA NO UTILIZADA
2.       PASIVO
2.1   PASIVO CIRCULANTE O A CORTO PLAZO
2.1.1          PROVEEDORES
2.1.2          DOCUMENTOS POR PAGAR
2.1.3          IVA X PAGAR
2.1.4          SUELDOS ACUMULADOS POR PAGAR
2.2   PASIVO NO CIRCULANTE O A LARGO PLAZO
2.2.1          PASIVO FIJO
2.2.1.1    BONOS POR PAGAR
2.3   PASIVO DIFERIDO
2.3.1          INTERESES COBRADOS X ANTICIPO
3.       CAPITAL CONTABLE
3.1   CAPITAL CONTRIBUIDO
3.1.1          CAPITAL SOCIAL
3.1.2          DONACIONES
4.       CUENTAS COMPLEMENTARIAS
4.1   ACTIVO CIRCULANTE
4.1.1          ESTIMACION PARA CUENTAS INCOBRABLES
4.2   ACTIVO FIJO
4.2.1          DEPRECIACION ACUMULADA DE EDIFICIO
4.2.2          DEPRECIACION ACUMULADA DE MAQ. Y EQUIPO DE OFICINA
5.       CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS
5.1   VENTAS
5.2   PRODUCTOS FINANCIEROS
5.3   OTROS PRODUCTOS
6.       CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORES
6.1   COSTO DE VENTAS
6.2   GASTOS DE VENTAS
6.3   GASTOS DE ADMON
6.4   GASTOS FINANCIEROS
6.5   OTROS GASTOS
7.       CUENTA DE ORDEN
7.1   CAJA DEL COMITENTE
7.2   COMITENTE CUENTA CAJA
7.3   CLIENTES DEL COMITENTE
7.4   COMITENTE CUENTAS CLIENTES


f.  Manual de Cuentas
Es la guía que explica los movimientos de las cuentas utilizadas en el catálogo a la vez nos indica cuales son las cuentas deudoras y acreedoras.
ü  Manual de cuenta de las Principales Cuentas
                                              CAJA
                      ACTIVO CIRCULANTE DISPONIBLE
SE CARGA:
o   Aporte de los dueños.
o   Por recaudación de las ventas.
o   Devoluciones de impuestos en efectivo.

SE ABONA:
o   Por pagos de deudas (obligaciones con terceros),
o   Pago de proveedores, pago de arriendo, pago sueldos.
o   Por pago de impuestos
                                     Su Saldo: Deudor o saldada.
                                   Representa: Dinero en efectivo
                                                            ALMACÉN
                                    ACTIVO CIRCULANTE REALIZABLE
SE CARGA:
o   Por compras
o   Notas de Débitos
o   Devoluciones de venta
SE ABONA:
o   Por: ventas a precio de costo
o   Notas de Crédito
o   Devoluciones por compra
                                           Su Saldo: Deudor
Representa: Todo lo que se adquiere con el  ánimo de venderse y obtener utilidad.
        

                                    COSTO DE VENTA
                      CUENTAS DE RESULTADO- PERDIDA
SE CARGA:
o   Por: costo de mercadería vendida.
SE ABONA:
o   Por: costo de las devoluciones de venta
                                               Su Saldo: Deudor
                Representa: El costo de la mercadería vendida por la empresa.                                                                                                  
                                             VENTA
            CUENTAS DE RESULTADO- PÉRDIDA O GANANCIA
SE CARGA:
o   Por : El costo de las ventas
SE ABONA:
o   Por: Las ventas a precio de venta
Su Saldo: Puede ser: Deudor (Pérdida) o Acreedor (Ganancia)
Representa: Movimiento de las operaciones de venta.





CAPITULO II
SISTEMA CONTABLES Y ESTADOS FINANCIEROS EN UNA EMPRESA COMERCIAL
A. ASPECTOS GENERALES DE LA CONTABILIDAD
1. CONCEPTO E IMPORTANCIA
Es el arte importante para la elaboración y presentación de la información financiera de las transacciones comerciales, financieras y económicas realizadas por las entidades comerciales, industriales y de servicio para la toma de decisiones[5].
2. OBJETIVOS
Entre los principales objetivos de la contabilidad tenemos:
Proporcionar Información a los usuarios internos y externos de manera cuantitativa y oportuna sobre las operaciones del ente.
Preveer con Anticipación la situación Financiera del negocio.
Disminuir  posibles, errores o fraudes.
Servir como comprobantes y fuente de información a terceros.
 3. RELACION DE LA CONTABILIDAD CON OTRAS CIENCIAS
Como muchas disciplinas que auxilian de otras ramas del conocimiento, la contabilidad se relaciona con otras ciencias ya que en el ultimo termino requiere cuantificar todas las operaciones, transacciones y /o situaciones que son susceptibles de registro y que afectan los estados financieros. La contabilidad por tanto se relaciona con las siguientes disciplinas[6]:
La Administración: Entendida como la conducción de grupos humanos hacia el logro de objetivos (misión) de la organización mediante la optimización de sus recursos financieros, humanos y organizacionales por medio de oportuna generación de la información.
Las Ciencias Sociales: nos permite conocer la realidad humana en lo individual como en lo social, la empresa donde se aplica es una sociedad.
El Derecho: Provee las herramientas necesarias para ubicar a las entidades dentro de un marco de legalidad.
La Economía: mediante la explicación de los fenómenos que suceden en los ciclos económicos, establece los hechos que son susceptibles de registro por la contabilidad. La Economía mediante ramas: la macroeconomía y la microeconomía, ayuda a entender las operaciones que se deben registras y que la contabilidad debe informar por medio de su inclusión en los estados financieros
Las Finanzas: analiza la obtención y aplicación de los recursos financieros de las entidades; para el logro de su misión por medio de una acertada toma decisiones.
La Matemática: es la disciplina que proporciona a la contabilidad el diseño y desarrollo de sistemas de información acorde a las necesidades de la empresa o instituciones.
La Estadísticas: es la disciplina que muestra el uso o el empleo de cálculos de tipo estadístico, permite establecer diferentes registros contables que afectan los estados financieros.




4. USUARIOS DE LA CONTABILIDAD
a. Usuarios Internos: están ligados en una forma directa a la entidad.  Entre estos están:
PROPIETARIOS
Son variadas las formas de presentación de los propietarios desde las formas colectivas, pasando por la sociedad anónima, cuyos accionistas son los propietarios de la empresa.
JUNTA DIRECTIVA

Es el órgano en una empresa que normalmente tiene el poder y las facultades de administración de la sociedad que les han sido delegadas por los accionistas.
LOS GERENTES
Son los empleados y funcionarios de jerarquía que tiene el siguiente nivel de decisión después de una junta directiva.
EL CONTADOR
Es el profesional responsable y encargado del sistema de información gerencial de las entidades y debe, interpretar los resultados suministrados.

b. Usuarios Externos: están constituidos por todas aquellas empresas o personas que tiene algún tipo de relación con una entidad, pero que no pertenecen formalmente a la organización.
INVERCIONISTA POTENCIALES

Están constituidos por personas naturales o jurídicas que requieren de información financiera para ingresar como inversionista o unir capitales para un proyecto en especifico con alguna entidad económica.

PROVEEDORES

Solicitan información de los estados financieros con el propósito de tomar decisiones acerca del otorgamiento del crédito a sus clientes. También avalúan la capacidad de pago en corto o largo plazo de sus obligaciones.

ENTIDADES FINANCIERAS

Requieren por lo general de cifras para el otorgamiento de un préstamo. Para conocer si el futuro prestatario posee capacidad de pago las entidades financieras recurren al análisis de las cifras presentadas en los estados financieros del prestatario.

GOBIERNO

Requieren de este tipo de información ya que por medio de las cifras de los estados financieros conoce si la empresa es sujeto del pago de impuesto.
PUBLICO

Requiere disponer de información financiera que le permita conocer el desarrollo de la entidad y la forma como alcanza sus objetivos, es decir si está teniendo éxito o fracaso en su gestión[7].





B. SISTEMAS CONTABLES
1. Definición
Es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.
2.  Tipos De Sistemas Contables
La contabilidad de una empresa o un negocio se puede llevar de manera manual y computarizada.

a.      Contabilidad Manual
Se desarrolla manualmente, al menos en un alto porcentaje. Aunque se utilizan algunas maquinas sumadoras o calculadoras; la mayoría de los trabajos son realizados de forma manual; En estos sistemas el factor hombre es la base. La mayor debilidad de los sistemas manuales es que se vuelven lentos cuando se trata de procesar grandes volumen de información, en cuyo caso sería necesario el uso de gran cantidad de personas.

b.      Contabilidad Computarizada
Se vale de computadoras para llevar a cabo los movimientos contables de las cuentas, manejándolas hasta producir las informaciones finales. . En los sistemas de contabilidad computarizados la labor del contador es prácticamente intelectual.
Este deberá asegurarse de que la configuración y entrada de una transacción sean conectadas, el sistema hará el resto[8].
1.      PROCEDIMIENTOS PARA MONTAR UN SISTEMA CONTABLE
ü   Tener Conocimiento de la Empresa ( por medio de entrevista, visitas, etc.)
ü  Prepara una lista de chequeo.
ü  Elaborar informes (Estados de Resultados).
ü  Preparar Catálogos de Cuentas y Manual de Procedimientos.
ü  Diseñar formularios para todas las operaciones.
ü  Diseñar reportes.
ü  Prepara Libros.
ü  Analizar el Control Interno.
4. SISTEMAS PARA EL REGISTRO DE MERCANCIA
Existen dos sistemas para el registro de mercancía o de inventario.
Sistema de Inventario Analítico
Consiste en abrir una cuenta para cada uno de los conceptos de que está formada la cuenta de mercancía.
En este procedimiento se utiliza las siguientes cuentas:
·         Inventarios
·         Rebajas sobre Venta
·         Compras
·         Gastos de Compras
·         Devoluciones sobre Compra
·         Ventas
·         Devoluciones sobre Venta


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